मानव संसाधन के लिए डिजिटल बिजनेस कार्ड: इन्हें व्यापक स्तर पर लागू करने के लिए संपूर्ण मार्गदर्शिका

बिजनेस कार्ड की जानकारी हमेशा सटीक नहीं रहती। पदनाम बदलते हैं, कर्मचारी अलग-अलग टीमों में काम करते हैं, फोन नंबर अपडेट होते हैं और लोग नौकरी छोड़ देते हैं। प्रिंटेड कार्ड के साथ, हर बदलाव से रीप्रिंटिंग, देरी, बर्बादी होती है और मानव संसाधन विभाग को एक और समस्या का समाधान ढूंढना पड़ता है।

मानव संसाधन विभाग के लिए डिजिटल बिजनेस कार्ड कर्मचारियों के संपर्क विवरण साझा करने का एक आसान और सुव्यवस्थित तरीका प्रदान करते हैं। मानव संसाधन विभाग तेजी से कार्ड जारी कर सकता है, बिना दोबारा प्रिंट किए विवरण अपडेट कर सकता है, ब्रांडिंग को एकरूप बनाए रख सकता है और कर्मचारियों के नौकरी छोड़ने पर कार्ड को निष्क्रिय कर सकता है।

यह गाइड बताती है कि एचआर टीमें छोटे पायलट प्रोजेक्ट से लेकर कंपनी-व्यापी कार्यक्रमों तक, कर्मचारियों के बीच डिजिटल बिजनेस कार्ड कैसे लागू कर सकती हैं, साथ ही ब्रांडिंग, पहुंच, अपडेट और ऑफबोर्डिंग पर नियंत्रण बनाए रख सकती हैं।

डिजिटल बिजनेस कार्ड क्या होता है, और यह मानव संसाधन विभाग के डेस्क तक क्यों पहुंचता है?

डिजिटल बिजनेस कार्ड एक मोबाइल-फ्रेंडली कर्मचारी प्रोफाइल है जिसमें व्यक्ति का नाम, पद, संपर्क विवरण, फोटो, कंपनी की जानकारी और लिंक शामिल होते हैं। मानव संसाधन के लिए डिजिटल बिजनेस कार्ड का महत्व केवल संपर्क विवरण साझा करने तक सीमित नहीं है। बल्कि यह एक नियंत्रित वर्कफ़्लो के माध्यम से कर्मचारी कार्ड जारी करने, अपडेट करने, प्रबंधित करने और रोकने की क्षमता प्रदान करता है।

कोई व्यक्ति क्यूआर कोड को स्कैन करता है या लिंक खोलता है, कर्मचारी की प्रोफ़ाइल देखता है और संपर्क विवरण को मैन्युअल रूप से टाइप किए बिना अपने फ़ोन में सहेज लेता है।

मानव संसाधन विभाग के लिए, उपयोगी बात सिर्फ कार्ड ही नहीं है, बल्कि कार्ड पर मिलने वाला नियंत्रण है। आप एक ही डैशबोर्ड से कर्मचारी कार्ड बना सकते हैं, एक समान ब्रांडेड टेम्पलेट का उपयोग कर सकते हैं, विवरण को केंद्रीय रूप से अपडेट कर सकते हैं और आवश्यकता पड़ने पर कार्ड को रोक या हटा सकते हैं। जारी करने, ब्रांडिंग करने, अपडेट करने और ऑफबोर्डिंग नियंत्रण का यही संयोजन है जिसके कारण डिजिटल बिजनेस कार्ड अक्सर प्रत्येक कर्मचारी के पास होने के बजाय मानव संसाधन विभाग, प्रशासन, विपणन संचालन या आईटी विभाग के पास होते हैं।

एक संपूर्ण कर्मचारी डिजिटल बिजनेस कार्ड में आमतौर पर निम्नलिखित शामिल होते हैं:

• नाम, पदनाम और संक्षिप्त परिचय
• कार्यालय का फ़ोन नंबर, ईमेल पता और कार्यालय का पता
• सेव करने के लिए टैप करें और कॉल करने के विकल्पों के लिए टैप करें
• प्रोफ़ाइल फ़ोटो और कंपनी का लोगो
• लिंक्डइन और अन्य अनुमोदित पेशेवर लिंक
• यदि आवश्यक हो तो कैलेंडर बुकिंग लिंक
• ग्राहक सेवा कर्मचारियों के लिए संपर्क विनिमय प्रपत्र या लीड संग्रह प्रपत्र घटक

जो टीमें अभी भी कार्ड की सामग्री को अंतिम रूप दे रही हैं, उनके लिए यह गाइड उपयोगी होगी। डिजिटल बिजनेस कार्ड में क्या-क्या शामिल करें इससे आपको यह तय करने में मदद मिल सकती है कि कर्मचारी कार्ड पर कौन सी जानकारी होनी चाहिए और कौन सी जानकारी नहीं होनी चाहिए।

जहां फिजिकल बिजनेस कार्ड्स से मानव संसाधन को चुपचाप नुकसान होता है

जब तक आप पूरी टीम के काम को नहीं जोड़ते, तब तक प्रिंटेड कार्ड सस्ते लगते हैं। हर प्रमोशन, रीब्रांडिंग, फ़ोन नंबर में बदलाव, ऑफिस शिफ्टिंग या डिपार्टमेंट अपडेट के लिए दोबारा प्रिंटिंग की ज़रूरत पड़ सकती है। अनुमानित लागत 88% व्यवसाय कार्ड एक सप्ताह के भीतर ही उन्हें हटा दिया जाता है, इसलिए उस प्रयास का अधिकांश हिस्सा कभी भी सहेजे गए संपर्क के रूप में नहीं रह पाता।

सबसे बड़ी लागत नियंत्रण की है। एक मुद्रित कार्ड को अपडेट, ट्रैक, पॉज़ या वापस नहीं लिया जा सकता। जब कोई व्यक्ति कंपनी छोड़ देता है, तो उसके कार्ड पुराने संपर्क विवरण और आपकी कंपनी के ब्रांडिंग के साथ प्रचलन में रह सकते हैं।

यहां एक ही काम को दोनों तरीकों से किया जा सकता है:

मानव संसाधन को क्या चाहिए	भौतिक कार्ड	डिजिटल बिजनेस कार्ड
शीर्षक या संख्या को अपडेट करें	बैच को पुनः प्रिंट करें	एक बार संपादित करें, और भविष्य के स्कैन में नए विवरण दिखाई देंगे।
सभी को ब्रांड के अनुरूप रखें।	आशा है कि प्रत्येक ऑर्डर ब्रांड के दिशानिर्देशों का पालन करेगा।	एक स्वीकृत ब्रांडेड टेम्पलेट का उपयोग करें
जानें कि कार्ड काम करते हैं या नहीं	कोई दृश्यता नहीं	स्कैन, स्थान, डिवाइस और सहभागिता डेटा को ट्रैक करें
कर्मचारी के कंपनी छोड़ने की स्थिति को संभालें	कार्ड प्रचलन में बने रहते हैं	कार्ड को रोकें या डैशबोर्ड से हटा दें।
200 नए कर्मचारियों को कार्ड जारी करें	डिजाइन करें, ऑर्डर करें, प्रतीक्षा करें और वितरित करें	बल्क में कार्ड बनाएं और उन्हें तेजी से शेयर करें

मानव संसाधन टीमें डिजिटल बिजनेस कार्ड का उपयोग कैसे करती हैं

मानव संसाधन से जुड़े अधिकांश मामलों में चार मुख्य कार्य शामिल होते हैं: कार्ड जारी करना, जानकारी को अद्यतन रखना, कर्मचारियों के नेटवर्किंग में सहयोग करना और कंपनी का नियंत्रण बनाए रखना। इनमें से प्रत्येक कार्य एक धीमी, मैन्युअल प्रक्रिया को एक आसान प्रबंधनीय प्रक्रिया से बदल देता है।

कर्मचारियों के बैज और मुद्रित कार्डों पर क्यूआर कोड: मानव संसाधन टीमें कर्मचारी बैज, ऑनबोर्डिंग कार्ड, मुद्रित बिजनेस कार्ड या इवेंट पास पर क्यूआर कोड जोड़ सकती हैं। स्कैन करने पर कर्मचारी की वर्तमान संपर्क प्रोफ़ाइल खुल जाती है, जिससे कार्ड नया बना रहता है और उसमें मौजूद जानकारी अपडेट रहती है। यह संपर्क साझा करने में सहायक है, लेकिन यह आधिकारिक कर्मचारी आईडी, एक्सेस कार्ड, सुरक्षित पहचान सत्यापन या भवन प्रवेश प्रणाली का विकल्प नहीं है।

ग्राहक संपर्क भूमिकाओं के लिए नेटवर्किंग: सेल्स प्रतिनिधि, भर्तीकर्ता, विपणनकर्ता, सलाहकार और फील्ड टीमें लगातार संपर्क विवरण साझा करते हैं। एक डिजिटल बिजनेस कार्ड उन्हें सत्यापित संपर्क जानकारी को शीघ्रता से साझा करने में मदद करता है और गलत टाइप किए गए फोन नंबर या कागजी कार्ड के खो जाने के जोखिम को कम करता है।

केवल संपर्क साझा करना ही नहीं, बल्कि संभावित ग्राहकों से संपर्क स्थापित करना: निश्चित फ़ील्ड वाले दो-तरफ़ा संपर्क साझाकरण के लिए संपर्क विनिमय फ़ॉर्म या कस्टम फ़ील्ड के लिए लीड संग्रहण फ़ॉर्म घटक के साथ, कर्मचारी दूसरे व्यक्ति का विवरण भी एकत्र कर सकते हैं। ये संपर्क समर्थित एकीकरण या स्वचालन उपकरणों के माध्यम से CRM और अनुवर्ती कार्यप्रवाहों में सहायता कर सकते हैं। ग्राहक-सामना करने वाली टीमों को केवल औपचारिक संपर्क नहीं, बल्कि ऐसा डेटा मिलता है जिस पर वे कार्रवाई कर सकते हैं।

कर्मचारियों के संपर्क प्रोफाइल तक त्वरित पहुंच: मानव संसाधन टीमें डिजिटल बिजनेस कार्ड लिंक का उपयोग करके स्वीकृत कर्मचारियों के संपर्क विवरण को आसानी से सुलभ और साझा करने योग्य बना सकती हैं। यह भर्तीकर्ताओं, बिक्री टीमों, क्षेत्रीय टीमों, नेतृत्व और कार्यक्रम प्रतिनिधियों के लिए उपयोगी है। डिजिटल बिजनेस कार्ड संपर्क साझा करने में सहायक हो सकते हैं, लेकिन इन्हें मानव संसाधन प्रबंधन प्रणाली (HRMS), आंतरिक निर्देशिकाओं, पहुंच नियंत्रण प्रणालियों या गोपनीय कर्मचारी डेटाबेस का विकल्प नहीं माना जाना चाहिए।

मानव संसाधन टीमों के लिए सही कार्यान्वयन मार्ग का चयन करना

सही रोलआउट इस बात पर निर्भर करता है कि आपको कितने कार्ड चाहिए और आप इस बात पर कितना नियंत्रण चाहते हैं कि उन्हें कौन बनाता या अपडेट करता है। QRCodeChimp यह कई रोलआउट मार्गों का समर्थन करता है, और जैसे-जैसे इसका उपयोग बढ़ता है, कई मानव संसाधन टीमें एक छोटे पायलट प्रोजेक्ट से बड़े पैमाने पर तैनाती की ओर बढ़ती हैं।

आपकी स्थिति	सर्वोत्तम मार्ग	कहा से शुरुवात करे
कुछ अभ्यास सत्र या एक पायलट प्रोजेक्ट	कार्ड अलग-अलग बनाएं	डिजिटल बिजनेस कार्ड
एक साथ दर्जनों या सैकड़ों लोगों की भर्ती	स्प्रेडशीट से बल्क में बनाएं	थोक निर्माण के चरण
कर्मचारियों को अपने कार्ड के लिए स्वयं आवेदन करना चाहिए।	अनुमोदन-आधारित कार्यप्रवाह	अनुमोदन-आधारित कार्ड
आईटी और सुरक्षा से संबंधित कार्यों के साथ कंपनी-व्यापी कार्यान्वयन	एंटरप्राइज़ रोलआउट	एंटरप्राइज़ डिजिटल बिज़नेस कार्ड

पूरी चरण-दर-चरण सेटअप प्रक्रिया के लिएबल्क क्रिएशन, कार्ड वितरण, कर्मचारी अपडेट अनुरोध और पूर्व कर्मचारियों के कार्ड को रोकने सहित सभी जानकारी के लिए, हमारी गाइड पढ़ें। संगठनों में डिजिटल बिजनेस कार्ड का उपयोग करना.

व्यक्तिगत स्तर पर सृजन एक बिक्री समूह, भर्ती टीम या नेतृत्व समूह वाले पायलट प्रोजेक्ट के लिए अच्छी तरह काम करता है।

जब मानव संसाधन विभाग को एक साथ कई कर्मचारियों के लिए कार्ड की आवश्यकता होती है, तो बल्क क्रिएशन बेहतर होता है। यह टीमों को मानकीकृत टेम्पलेट और स्प्रेडशीट-आधारित डेटा से कर्मचारी कार्ड तेजी से बनाने में मदद करता है। कई टीमें ऑनबोर्डिंग चरणों, विभाग रोलआउट और इवेंट-रेडी कार्ड को इसी तरह से संभालती हैं। आप भी ऐसा कर सकते हैं। अपनी टीम के साथ डिजिटल बिजनेस कार्ड साझा करें लिंक या क्यूआर कोड के माध्यम से। यदि आपको बाद में मौजूदा कार्ड अपडेट करने की आवश्यकता हो, तो आप ऐसा कर सकते हैं। डिजिटल बिजनेस कार्ड को बल्क में एडिट करें डैशबोर्ड से।

जब कर्मचारी ब्रांड से बाहर जाए बिना अपने कार्ड का अनुरोध करना चाहें, तो अनुमोदन-आधारित कार्यप्रणाली मददगार होती है। कर्मचारी एक फॉर्म के माध्यम से अपना विवरण जमा करते हैं, और मानव संसाधन विभाग द्वारा अनुरोध की समीक्षा के बाद आपके द्वारा अनुमोदित टेम्पलेट से कार्ड तैयार किया जाता है। आपको प्रत्येक कार्ड को मैन्युअल रूप से डिज़ाइन किए बिना ही पूरी निगरानी रखनी पड़ती है।

कंपनी-व्यापी कार्यक्रमों के लिए, QRCodeChimp यह प्लेटफ़ॉर्म एसएसओ, एक्टिव डायरेक्टरी (माइक्रोसॉफ्ट एंट्रा आईडी) एकीकरण, केंद्रीकृत प्रबंधन और व्हाइट लेबलिंग का समर्थन करता है। यह प्लेटफ़ॉर्म एसओसी 2 प्रमाणित भी है, जो मानव संसाधन और आईटी टीमों को सुरक्षा और अनुपालन संबंधी अपेक्षाओं को पूरा करने में मदद करता है।

नियंत्रण बनाए रखना: अनुमतियाँ, अपडेट और ऑफबोर्डिंग

कर्मचारियों को कार्ड जारी करना तो केवल पहला कदम है। दीर्घकालिक मूल्य इन कार्डों को समय के साथ सटीक, ब्रांडेड और नियंत्रित रखने से प्राप्त होता है।

पहुंच साझा करेंपहले इसे शेयर एडिट एक्सेस कहा जाता था, यह सुविधा कर्मचारियों को अपने कार्ड को स्वयं प्रबंधित करने देती है जबकि मानव संसाधन या प्रशासक केंद्रीय निगरानी रखते हैं। एक्सेस स्तर के आधार पर, कर्मचारी या प्रबंधक पूर्ण खाता एक्सेस प्राप्त किए बिना कार्ड विवरण संपादित कर सकते हैं, एकत्रित संपर्क और प्रतिक्रियाएं देख सकते हैं या विश्लेषण की समीक्षा कर सकते हैं।

इससे बार-बार अपडेट अनुरोधों को कम करने में मदद मिलती है। उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी फ़ोन नंबर, प्रोफ़ाइल फ़ोटो या सोशल लिंक जैसी अनुमत जानकारी को अपडेट कर सकता है, जबकि कंपनी खाते, टेम्पलेट, ब्रांडिंग और रोलआउट पर नियंत्रण बनाए रखती है।

मानव संसाधन के लिए दो नियंत्रण लाभ सबसे अधिक मायने रखते हैं:

बिना पुनर्मुद्रण के अपडेट: शीर्षक, फ़ोन नंबर, कार्यालय का पता या लिंक में एक बार बदलाव करने पर, हर बार स्कैन करने पर अपडेटेड वर्शन दिखाई देगा। क्यूआर कोड और यूआरएल वही रहेंगे, इसलिए प्रिंटेड सामग्री में बदलाव करने की आवश्यकता नहीं है।

ऑफबोर्डिंग नियंत्रण: जब कोई कर्मचारी नौकरी छोड़ता है, तो HR या एडमिन डैशबोर्ड से डिजिटल बिज़नेस कार्ड को निष्क्रिय कर सकते हैं, जिससे प्रोफ़ाइल निष्क्रिय हो जाती है। बल्क में बनाए गए कार्ड और SSO द्वारा बनाए गए कार्ड के लिए, कार्ड की आवश्यकता समाप्त होने पर एडमिन को कर्मचारी का रिकॉर्ड हटा देना चाहिए। एक्टिव डायरेक्टरी इंटीग्रेशन के साथ, कर्मचारी के एक्टिव डायरेक्टरी से हटने पर कार्ड अपने आप डिलीट हो जाता है।

सुरक्षा और अनुपालन की जांच मानव संसाधन और आईटी विभाग को करनी चाहिए।

कर्मचारी कार्डों में पेशेवर संपर्क जानकारी होती है, इसलिए इनका डिज़ाइन जितना महत्वपूर्ण है, उतना ही महत्वपूर्ण इनका इस्तेमाल करने वाला प्लेटफ़ॉर्म भी है। डिजिटल बिज़नेस कार्ड जारी करने से पहले, मानव संसाधन और आईटी विभाग को यह जांचना चाहिए कि प्लेटफ़ॉर्म एक्सेस, गोपनीयता, सुरक्षा और डेटा नियंत्रण को कैसे संभालता है।

महत्वपूर्ण जांचों में GDPR अनुपालन, SOC 2 प्रमाणन, भूमिका-आधारित पहुंच नियंत्रण, संवेदनशील पृष्ठों के लिए पासकोड सुरक्षा, नियंत्रित अनुमतियां और व्हाइट लेबलिंग शामिल हैं यदि आपकी कंपनी चाहती है कि कार्ड उसके अपने डोमेन पर रहें।

QRCodeChimp यह बड़े पैमाने पर किए जाने वाले रोलआउट के लिए उद्यम-केंद्रित सुरक्षा और प्रबंधन सुविधाओं का समर्थन करता है। डिजिटल बिजनेस कार्ड की सुरक्षा और गोपनीयता संबंधी मार्गदर्शिका तैनाती से पहले किन चीजों की समीक्षा करनी है, यह बताता है।

यह मापना कि कार्यान्वयन कारगर है या नहीं

डिजिटल बिजनेस कार्ड मानव संसाधन, बिक्री और विपणन टीमों को वह सुविधा प्रदान करते हैं जो मुद्रित कार्ड प्रदान नहीं कर सकते: दृश्यता।

एनालिटिक्स डैशबोर्ड कुल स्कैन, स्थान डेटा, डिवाइस डेटा और समय-आधारित सहभागिता संबंधी जानकारी दिखाता है। ये रिपोर्ट आपको यह समझने में मदद करती हैं कि कौन सी टीमें अपने कार्ड का उपयोग कर रही हैं, कौन से इवेंट या टचपॉइंट स्कैन को बढ़ावा दे रहे हैं, और किन क्षेत्रों में इसके उपयोग को बढ़ावा देने की आवश्यकता हो सकती है।

मानव संसाधन विभाग के लिए, एनालिटिक्स रोलआउट ट्रैकिंग में सहायता कर सकता है। बिक्री और भर्ती टीमों के लिए, यह बैठकों, कार्यक्रमों, कैंपस ड्राइव और सम्मेलनों के बाद ऑफलाइन से ऑनलाइन जुड़ाव को मापने में मदद कर सकता है।

मानव संसाधन के लिए सर्वोत्तम कार्यप्रणालियाँ

डिजिटल बिजनेस कार्ड को सफलतापूर्वक लॉन्च करने के लिए स्पष्ट स्वामित्व, एक सुसंगत टेम्पलेट और एक सरल अपडेट प्रक्रिया आवश्यक है। ये प्रक्रियाएं मानव संसाधन विभाग को लॉन्च के बाद भी कार्यक्रम को उपयोगी बनाए रखने में मदद करती हैं।

• स्वीकृत ब्रांडेड टेम्पलेट का उपयोग करें इसलिए प्रत्येक कार्ड कंपनी की पहचान को लगातार प्रतिबिंबित करता है।
• मोबाइल-फर्स्ट डिज़ाइन क्योंकि ज्यादातर लोग अपने एम्प्लॉई कार्ड को फोन पर ही खोलेंगे।
• यह तय करें कि कर्मचारी किन-किन क्षेत्रों को अपडेट कर सकते हैं। पहुँच प्रदान करने से पहले।
• प्रशासनिक कार्य को कम करने के लिए शेयर एक्सेस का उपयोग करें। केंद्रीय निगरानी बनाए रखते हुए।
• ऑनबोर्डिंग और ऑफबोर्डिंग चेकलिस्ट में कार्ड जोड़ें इसलिए कार्ड जारी करना और उसे रोकना कर्मचारी जीवनचक्र का हिस्सा बन जाता है।
• बड़ी टीमों के लिए बल्क क्रिएशन का उपयोग करें। कार्डों को मैन्युअल रूप से बनाने के बजाय।
• उपयोगी टचपॉइंट्स पर क्यूआर कोड लगाएं जैसे कि प्रिंटेड कार्ड, ईमेल सिग्नेचर, कर्मचारी बैज, इवेंट बूथ, ऑनबोर्डिंग किट और भर्ती सामग्री।
• इवेंट्स और रोलआउट के बाद एनालिटिक्स की समीक्षा करें यह देखने के लिए कि क्या कर्मचारी वास्तव में अपने कार्ड का उपयोग कर रहे हैं।

शुरू करना QRCodeChimp

QRCodeChimp यह एचआर टीमों को एक ही स्थान पर कर्मचारियों के डिजिटल बिजनेस कार्ड बनाने, ब्रांडिंग करने, नियंत्रित करने और मापने की सुविधा देता है, चाहे वह एक छोटा पायलट प्रोजेक्ट हो या कंपनी-व्यापी रोलआउट।

टीमें व्यक्तिगत रूप से कार्ड बना सकती हैं, थोक में कार्ड उत्पन्न कर सकती हैं, अनुमोदन-आधारित वर्कफ़्लो का उपयोग कर सकती हैं, शेयर एक्सेस प्रदान कर सकती हैं, एनालिटिक्स की समीक्षा कर सकती हैं और एसएसओ, एक्टिव डायरेक्टरी एकीकरण, व्हाइट लेबलिंग, उप-खातों और केंद्रीकृत प्रबंधन जैसी एंटरप्राइज़ सुविधाओं के साथ विस्तार कर सकती हैं।

QRCodeChimp यह संपर्क संग्रह और फॉलो-अप की सुविधा भी प्रदान करता है। संपर्क एक्सचेंज फॉर्म, लीड कलेक्शन फॉर्म और एआई कार्ड स्कैनर के माध्यम से एकत्रित संपर्क डैशबोर्ड पर और उपयोगकर्ता के डिजिटल बिजनेस कार्ड पर 'संपर्क' अनुभाग के अंतर्गत उपलब्ध होते हैं। वहां से, उपयोगकर्ता कॉल कर सकते हैं, ईमेल भेज सकते हैं, संदेश भेज सकते हैं और फॉलो-अप को व्यवस्थित करने के लिए टैग जोड़ सकते हैं।

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