आयोजनों में कागजी पंजीकरण फॉर्म का उपयोग करने से आपको संभावित ग्राहकों का नुकसान क्यों हो रहा है (और इसके बजाय क्या उपयोग करें)

किसी इवेंट में संभावित ग्राहकों को आकर्षित करने का सबसे सस्ता और सबसे महंगा तरीका कागज ही है। साइन-अप शीट प्रिंट करने में लगभग कुछ भी खर्च नहीं होता। लेकिन जब तक कोई व्यक्ति लिखावट को समझकर, पंक्तियों को स्प्रेडशीट में टाइप करके, और पहले से ही आगे बढ़ चुके संभावित ग्राहक को ईमेल भेजता है, तब तक वह "मुफ्त" फॉर्म उस एक चीज़ को खर्च कर चुका होता है जो इवेंट वास्तव में आपको देता है: एक ऐसा संभावित ग्राहक जो आपसे तुरंत संपर्क करने के लिए तैयार है।

संपर्क विवरण क्लिपबोर्ड पर पड़े रहते हैं, फिर बैग में, फिर कार्यक्रम के बाद डेटा-एंट्री कतार में, तब तक जब तक कि संभावित ग्राहक आपके बारे में सोचना बंद नहीं कर देता। अधिकांश टीमें इस लागत को कभी नहीं देखतीं, क्योंकि यह बजट में एक संख्या के रूप में कभी नहीं दिखती। यह उन संभावित ग्राहकों के रूप में दिखती है जो निष्क्रिय हो जाते हैं।

यह लेख विस्तार से बताता है कि पेपर फॉर्म लीक होने से क्या नुकसान होते हैं, यह नुकसान जितना दिखता है उससे कहीं अधिक गंभीर क्यों है, और आयोजनों के लिए क्यूआर-संचालित लीड कैप्चर फॉर्म सही विकल्प क्यों हैं।

जिस लीड के लिए आपने पहले ही भुगतान कर दिया था और जिसे आपने खो दिया

अधिकांश टीमें किसी इवेंट को इस आधार पर मापती हैं कि उन्होंने कितने लीड्स एकत्र किए। क्लिपबोर्ड पर दिख रही संख्या ही सफलता का प्रतीक लगती है। लेकिन लीड एकत्र करना और लीड को कन्वर्ट करना दो अलग-अलग बातें हैं, और इन्हीं के बीच के अंतर में अधिकांश इवेंट बजट चुपचाप गायब हो जाता है।

किसी बूथ लीड का महत्व तभी होता है जब बातचीत ताज़ा रहते हुए कोई उस पर आगे कार्रवाई करे। फॉर्म एकत्र हो जाते हैं, बातचीत हो जाती है, और फिर डेटा किसी फ़ोल्डर या डेटा-एंट्री कतार में अटक जाता है। जब तक कोई संपर्क करता है, तब तक वह क्षण बीत चुका होता है जिसने लीड को मूल्यवान बनाया था।

तो असली सवाल यह नहीं है कि "हमने कितने फॉर्म भरे?" बल्कि यह है कि "उनमें से कितने लोगों को हमारी बातचीत याद रहते हुए जवाब मिला?" कागज़ पर लिखे फॉर्मों के मामले में, इसका सीधा जवाब आमतौर पर यही होता है कि "ज़्यादा लोगों को नहीं, और न ही जल्दी।"

कागज की असल कीमत क्या है

कागजी फॉर्म छोटी-छोटी, सामान्य कमियों के कारण राजस्व हानि का कारण बनते हैं। इनमें से कोई भी कमी उस समय गंभीर नहीं लगती। यही कारण है कि इन्हें नजरअंदाज करना आसान होता है।

⚠ गति: आपकी सबसे अहम जानकारी एक फ़ोल्डर में ठंडी पड़ जाती है

जब कोई व्यक्ति आपके बूथ पर फॉर्म भरता है, तो वही क्षण होता है जब वे सबसे अधिक रुचि दिखाते हैं। उन्होंने अभी-अभी आपसे बात की है। उन्हें याद आता है कि उन्हें इसमें रुचि क्यों है।

अनुवर्ती कार्रवाई की गति पर किए गए शोध सुसंगत हैं और उन पर विवाद करना मुश्किल है। 2007 में एमआईटी और इनसाइडसेल्स डॉट कॉम द्वारा किए गए अध्ययन के अनुसार पता चला कि जब पहला संपर्क 5 मिनट के बजाय 30 मिनट पर होता है, तो लीड हासिल करने की संभावना लगभग 21 गुना कम हो जाती है। 2011 हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू ऑडिट 2,000 से अधिक कंपनियों के एक सर्वेक्षण में पाया गया कि औसतन प्रत्येक कंपनी को आने वाली संभावित ग्राहक जानकारी पर प्रतिक्रिया देने में लगभग 42 घंटे लगते हैं, और लगभग एक चौथाई कंपनियां तो कभी प्रतिक्रिया ही नहीं देतीं। ये आंकड़े ऑनलाइन संभावित ग्राहकों से संबंधित हैं, न कि विशेष रूप से आयोजनों से, लेकिन इससे सीधा निष्कर्ष निकलता है: रुचि और प्रतिक्रिया के बीच जितना अधिक अंतराल होगा, संभावित ग्राहक जानकारी का मूल्य उतना ही कम होगा।

कागज़ पर जानकारी दर्ज करने से वह अवसर हाथ से निकल जाता है। डेटा तब तक एक पन्ने पर बंद रहता है जब तक कोई उसे मैन्युअल रूप से दर्ज नहीं करता, आमतौर पर कार्यक्रम समाप्त होने के कई दिनों बाद। आप पांच मिनट में भी संपर्क नहीं कर सकते जब संपर्क विवरण अभी भी होटल में आपके बैग में पड़े हों।

⚠ पठनीयता: ऐसी लिखावट जिसे आप पढ़ नहीं सकते, वह एक ऐसा सुराग है जिसे आप हासिल नहीं कर सकते।

एक बूथ शोरगुल भरा, भीड़भाड़ वाला और जल्दबाजी से भरा होता है। लोग इधर-उधर लिखते रहते हैं। ईमेल पतों में एक अक्षर की गलती हो जाती है। फ़ोन नंबर धुंधले हो जाते हैं। ईमेल में एक भी अस्पष्ट अक्षर होने का मतलब है कि फॉलो-अप कॉल बाउंस हो जाएगा, और वह संभावित ग्राहक हाथ से निकल जाएगा।

आपने उस व्यक्ति की रुचि जगाने के लिए पैसे खर्च किए। एक खराब कलम और अस्थिर सतह ने उसे मिटा दिया।

⚠ मैन्युअल प्रविष्टि: घंटों का काम जो हर अनुवर्ती कार्रवाई में देरी करता है

कार्यक्रम समाप्त होने के बाद, किसी को हर फॉर्म को स्प्रेडशीट या सीआरएम में टाइप करना पड़ता है। किसी व्यस्त कार्यक्रम के लिए, यह घंटों का थकाऊ काम होता है, और यही वह चरण है जिसे अक्सर "अगले सप्ताह" के लिए टाल दिया जाता है।

ट्रांसक्रिप्शन में बिताया गया हर घंटा, संभावित ग्राहक के प्रतीक्षा में बिताया गया एक घंटा होता है। मैन्युअल एंट्री से भी त्रुटियां हो सकती हैं, इसलिए आपके सिस्टम में प्रवेश करने के दौरान, जिन लीड्स को आप पढ़ सकते हैं, वे भी दूषित हो सकती हैं।

⚠ संदर्भ का अभाव: एक नाम और ईमेल जिसके आधार पर आपके प्रतिनिधि कार्रवाई नहीं कर सकते।

क्लिपबोर्ड पर संपर्क विवरण तो दर्ज हो जाते हैं, लेकिन बातचीत का असली विषय शायद ही कभी दर्ज होता है। क्या उस व्यक्ति ने कीमत के बारे में पूछा था? क्या वे विक्रेताओं की तुलना कर रहे थे? क्या उन्हें एंटरप्राइज़ प्लान की ज़रूरत थी, या वे अगले सप्ताह कॉल बैक चाहते थे?

संदर्भ ही फॉलो-अप को प्रभावी बनाता है। इसके बिना, एक स्पष्ट और सटीक संभावित ग्राहक को भी वही सामान्य "हमारे बूथ पर आने के लिए धन्यवाद" वाला ईमेल मिलता है, जिसे संभावित ग्राहक अक्सर अनदेखा कर देते हैं। प्रतिनिधि हाशिये में कुछ लिख तो सकता है, लेकिन बाद में उन नोट्स को गलत पढ़ा जा सकता है या वे पूरी तरह से खो सकते हैं। फॉलो-अप को प्रासंगिक बनाने वाली जानकारी बूथ और डेस्क के बीच ही गायब हो जाती है।

⚠ खोए और अनाथ रूप: ऐसे सुराग जिन पर किसी का अधिकार नहीं है

कागज़ गुम हो जाते हैं। कागज़ मेज़ों पर छूट जाते हैं, परिवहन के दौरान गिर जाते हैं, या ब्रोशरों के साथ मिल जाते हैं। और जो फॉर्म बच भी जाते हैं, वे अक्सर बिना किसी मालिक के पहुँचते हैं। उन पर कोई नाम नहीं लिखा होता, कोई प्रतिनिधि नियुक्त नहीं होता, बस एक साझा फ़ोल्डर होता है जिसके बारे में हर कोई सोचता है कि कोई और उसे संभाल रहा है।

जिस लीड पर किसी का अधिकार नहीं होता, उस पर कोई कार्रवाई नहीं करता।

यह राजस्व की समस्या क्यों है, प्रशासनिक समस्या क्यों नहीं?

इसे "अंदरूनी झंझट" की श्रेणी में रखना आसान लगता है। लेकिन ऐसा नहीं है। धीमी और अव्यवस्थित प्रक्रिया से सौदे के विजेता का फैसला बदल जाता है।

यहीं पर गति की समस्या प्रतिस्पर्धा में बदल जाती है। हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू के उसी शोध में पाया गया कि एक घंटे के भीतर जवाब देने वाली कंपनियों के लिए संभावित ग्राहक तक पहुंचना और उसे योग्य बनाना उन कंपनियों की तुलना में कहीं अधिक आसान था जो थोड़ा भी अधिक समय लेती थीं। किसी कार्यक्रम में, आपके संभावित ग्राहक ने एक ही दोपहर में आपकी श्रेणी के एक दर्जन विक्रेताओं से मुलाकात की। जो व्यक्ति बातचीत के ताज़ा रहते हुए सबसे पहले संपर्क करता है, वही पूरे रिश्ते की नींव रखता है।

इसलिए, जब आपका प्रतियोगी बूथ से ही एक फॉर्म स्कैन करके व्यक्तिगत ईमेल भेजता है, और आप चार दिन बाद क्लिपबोर्ड पर टाइप करके एक सामान्य ईमेल भेजते हैं, तो आपने न केवल समय गंवाया, बल्कि अपनी स्थिति भी खो दी। तब तक आपका संदेश किसी ऐसे व्यक्ति को भेजे गए बेजान संपर्क जैसा लगेगा जो पहले ही किसी और से बात करना शुरू कर चुका है।

इसका एक दूसरा नुकसान भी है। आप कागज़ को माप नहीं सकते। आपके पास इस बात का कोई रिकॉर्ड नहीं होता कि किस हस्ताक्षर, किस सत्र या किस प्रतिनिधि ने सबसे अधिक रुचि पैदा की। इवेंट्स एक रहस्य बने रहते हैं, जबकि आपके द्वारा संचालित प्रत्येक डिजिटल चैनल का हिसाब-किताब रखा जाता है।

इसके बजाय क्या उपयोग करें

इसका समाधान क्लिपबोर्ड पर अधिक समय बिताने में नहीं है। समाधान यह है कि बातचीत के दौरान ही संभावित ग्राहक को डिजिटल रूप से रिकॉर्ड कर लिया जाए, ताकि डेटा साफ-सुथरा, सुरक्षित और फॉलो-अप के लिए तैयार रहे, इससे पहले कि ग्राहक बातचीत छोड़कर चला जाए।

कुछ विकल्प मौजूद हैं, और वे सभी समान नहीं हैं:

• बैज स्कैनर ये तेज़ तो हैं, लेकिन आप आयोजक द्वारा एन्कोड किए गए डेटा तक ही सीमित रहते हैं, आप अक्सर फ़ील्ड को कस्टमाइज़ नहीं कर सकते हैं, और शो के बाद लीड फ़ाइल प्राप्त करने के लिए आपको कई दिनों तक इंतजार करना पड़ सकता है।
• बिजनेस कार्ड फिर भी आपके पास प्रतिलिपि बनाने के लिए दस्तावेजों का ढेर लग जाता है, जो आपको वापस मैन्युअल प्रविष्टि की समस्या में फंसा देता है।
• एनएफसी टैप यह वन-टू-वन नेटवर्किंग के लिए अच्छी तरह से काम करता है, लेकिन इसके लिए संगत हार्डवेयर और प्रत्येक टचपॉइंट के लिए एक टैग की आवश्यकता होती है।
• क्यूआर कोड प्रपत्र किसी भी सतह पर स्कैन करने योग्य कोड लगाएं और ग्राहक के फोन पर मोबाइल फॉर्म खोलें। किसी ऐप, हार्डवेयर या विशेष बैज की आवश्यकता नहीं है।

बूथ, टेबल और सेशन आयोजित करने वाली अधिकांश टीमों के लिए, इवेंट के लिए क्यूआर लीड कैप्चर फॉर्म सबसे लचीला और आसान विकल्प है। ये बैनर, टेबल कार्ड, नेम बैज या स्लाइड पर काम करते हैं, और संभावित ग्राहक अपने हाथ में मौजूद डिवाइस का उपयोग करके इन्हें कुछ ही सेकंड में भर लेते हैं।

आयोजनों के लिए क्यूआर लीड कैप्चर फॉर्म कैसे काम करते हैं वास्तव में काम करते हैं

कागज को बदलने का व्यावहारिक तरीका यहाँ दिया गया है। QRCodeChimp.

आप एक बनाएँ फॉर्म क्यूआर कोड इसमें वे सभी ज़रूरी जानकारी शामिल हैं जो आपकी टीम के लिए संभावित ग्राहक को योग्य बनाती हैं: नाम, ईमेल, कंपनी, रुचि का क्षेत्र, और भी बहुत कुछ। इसे बूथ साइनबोर्ड, टेबल कार्ड, लैनीयार्ड और स्टाफ बैज पर लगाएं। संभावित ग्राहक इसे स्कैन करके कुछ ही सेकंड में अपने फोन पर फॉर्म भर सकता है, न तो क्लिपबोर्ड की ज़रूरत होगी और न ही हस्तलेख को समझने की।

जिस क्षण वे आत्मसमर्पण करते हैं, रीयल-टाइम एसएमएस और ईमेल अलर्ट अपनी टीम को सूचित करें। प्रतिनिधि संभावित ग्राहक के सामने रहते हुए या उनके जाने से पहले उनसे संपर्क कर सकता है। कागज़ पर काम करने के लिए सीमित समय होने के कारण यह संभव नहीं है।

क्योंकि यह फॉर्म आपके सिस्टम से जुड़ता है CRM, Zapier और API एकीकरणप्रत्येक संभावित ग्राहक पहले से ही संरचित और निर्धारित रूप में आपकी पाइपलाइन में शामिल हो जाता है। कोई पोस्ट-इवेंट टाइपिंग नहीं, कोई ट्रांसक्रिप्शन त्रुटि नहीं, कोई अनुपयोगी फॉर्म नहीं। फॉलो-अप उसी घंटे शुरू हो सकता है, उसी सप्ताह नहीं।

कोड ये हैं गतिशीलइसलिए, यदि आपको कोई टाइपो दिखाई देता है या किसी इवेंट के दौरान फॉर्म को किसी दूसरे कैंपेन से जोड़ना हो, तो आप बिना एक भी बैनर को दोबारा प्रिंट किए उसे अपडेट कर सकते हैं। प्रिंट किया गया कोड वही रहता है जबकि गंतव्य बदल जाता है।

प्रत्येक स्कैन से भी फ़ीड मिलता है विश्लेषिकीकितने लोगों ने स्कैन किया, कब, कहाँ और किस डिवाइस पर। आपके इवेंट्स अंततः आपके ऑनलाइन चैनलों की तरह ही एट्रिब्यूशन डेटा उत्पन्न करते हैं। और क्योंकि आप प्रत्येक प्लेसमेंट के लिए एक अलग कोड जनरेट कर सकते हैं, आप एक कोड बूथ बैनर पर, दूसरा डेमो टेबल पर, तीसरा अपने भाषण की समापन स्लाइड पर और चौथा फीडबैक कार्ड पर लगा सकते हैं, फिर स्कैन की तुलना करके देख सकते हैं कि वास्तव में किस टचपॉइंट ने रुचि जगाई। आप यह अनुमान लगाना बंद कर देते हैं कि क्या काम किया और अगले इवेंट की योजना उसी के आधार पर बनाते हैं जो वास्तव में सफल रहा।

व्यक्तिगत नेटवर्किंग के लिए, लीड कैप्चर फॉर्म के साथ डिजिटल बिजनेस कार्ड इससे आपके सेल्स रिप्रेजेंटेटिव अपने डिटेल्स शेयर कर सकते हैं और एक ही टैप में प्रॉस्पेक्ट के डिटेल्स कलेक्ट कर सकते हैं, जिससे कॉन्टैक्ट एक्सचेंज दोनों तरफ से होता है, बजाय इसके कि किसी ऐसे कार्ड पर निर्भर रहना पड़े जो अंत में किसी दराज में पड़ा रह जाता है।

कागजी प्रपत्र बनाम क्यूआर कोड प्रपत्र

यहां बताया गया है कि किसी आयोजन में किन बातों का महत्व होता है, इस आधार पर दोनों दृष्टिकोणों की तुलना कैसे की जाती है:

फ़ैक्टर	कागज के रूप	क्यूआर कोड प्रपत्र
कब्जा करने का समय	धीमा, हस्तलिखित	कुछ सेकंड में, संभावित ग्राहक के फोन पर
अनुवर्ती गति	मैन्युअल प्रविष्टि के बाद के दिन	मिनटों में, रीयल-टाइम अलर्ट के साथ
डेटा सटीकता	त्रुटियाँ और अस्पष्ट लिखावट	साफ़-सुथरे, सुव्यवस्थित क्षेत्र
नेतृत्व स्वामित्व	अक्सर अनिर्दिष्ट	रूटिंग और असाइनमेंट स्वचालित रूप से किया जाता है
आरोपण	कोई नहीं	स्कैन, स्थान, उपकरण और समय
गलती सुधारना	सब कुछ पुनः छापें	डायनामिक कोड को तुरंत अपडेट करें
प्रति लीड लागत	देखने में मुफ्त लगता है, लेकिन राजस्व का नुकसान होता है।	कम लागत, और बहुत कम अपशिष्ट

जब कागज का अभी भी अपना महत्व है

इसका मतलब यह बिल्कुल नहीं है कि आपको कागज़ को पूरी तरह से प्रतिबंधित करना होगा। यह उन स्थितियों के लिए एक उचित बैकअप है जब डिजिटल माध्यम काम नहीं कर सकता: कार्यक्रम स्थल पर खराब वाई-फाई, कोई प्रतिभागी जो अपने फोन का उपयोग करने में सहज नहीं है, या कोई ऐसी आवश्यकता जिसके लिए वैकल्पिक माध्यम की आवश्यकता हो। ऐसे मामलों के लिए बूथ पर क्लिपबोर्ड रखना समझदारी भरा कदम है।

मुख्य सवाल यह है कि डिफ़ॉल्ट तरीका कौन सा है। कागज़ का इस्तेमाल कभी-कभार ही करना चाहिए, न कि पूरी प्रक्रिया का आधार। डिजिटल रिकॉर्डिंग को मुख्य कार्यप्रणाली बनाएं और कागज़ को एक तरफ रख दें।

उन लीड्स के लिए भुगतान करना बंद करें जिनका आप कभी फॉलो-अप नहीं करते।

कागज़ी फॉर्म अचानक विफल नहीं होते। वे चुपचाप विफल होते हैं, एक-एक करके, कार्यक्रम समाप्त होने के बहुत बाद, जब लागत का पता लगाना असंभव हो जाता है। बूथ, यात्रा, कर्मचारियों का समय, सब कुछ उस संभावित ग्राहक पर व्यर्थ जाता है जिसने फॉर्म भरा और आपसे कभी कोई संपर्क नहीं हुआ।

डिजिटल कैप्चर इस अंतर को पाट देता है। यह किसी भी बातचीत को एक स्पष्ट, व्यक्तिगत और ट्रैक करने योग्य लीड में बदल देता है, जब तक कि ग्राहक की रुचि बरकरार रहती है, और यह आपकी टीम को वह सुविधा देता है जो कागज़ कभी नहीं दे सकता: सबसे पहले फॉलो-अप करने की गति।

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