जब एक्सेल क्रैश हुआ: कैसे QRCodeChimp तेजी से बढ़ते आईटी/आईटीईएस उद्यम के लिए सरलीकृत डिजिटल बिजनेस कार्ड

तेजी से भर्तियां करना एक अच्छी समस्या है, जब तक कि आपके सिस्टम दबाव में चरमराने न लगें।

ठीक यही एक तेजी से बढ़ती आईटी/आईटीईएस कंपनी के साथ हुआ, जो विभिन्न टीमों, भूमिकाओं और स्थानों पर कर्मचारियों की भर्ती कर रही थी। हर नए कर्मचारी को पहले दिन से ही एक पेशेवर डिजिटल बिजनेस कार्ड की आवश्यकता थी। बाद में नहीं, न ही "जब मानव संसाधन इसे देखेगा" के समय। बल्कि तुरंत, और कंपनी के ब्रांड के अनुरूप।

शुरुआत में, एक्सेल आधारित बल्क अपलोड कारगर प्रतीत हुए। लेकिन जैसे-जैसे भर्ती प्रक्रिया तेज़ हुई, मानव संसाधन संबंधी अड़चनें सामने आईं, गलतियाँ होने लगीं और ब्रांड की एकरूपता बनाए रखना एक निरंतर चुनौती बन गया। कंपनी को एक ऐसे नए दृष्टिकोण की आवश्यकता थी जो मानव संसाधन को नियंत्रण में रखते हुए और ब्रांड को बनाए रखते हुए कार्ड निर्माण को स्वचालित कर सके।

“पर्याप्त रूप से अच्छे” प्रक्रियाओं की छिपी हुई लागत

कई बड़ी आईटी और आईटी-आधारित सेवाओं वाली कंपनियों की तरह, यह कंपनी भी शुरुआत में डिजिटल बिजनेस कार्ड बनाने के लिए एक्सेल-आधारित बल्क अपलोड पर निर्भर थी। यह परिचित, प्रबंधनीय और विस्तार योग्य प्रतीत होता था; लेकिन अंततः ऐसा नहीं हुआ।

भर्ती किए गए प्रत्येक नए बैच का मतलब था:

• स्प्रेडशीट को मैन्युअल रूप से अपडेट करना
• फ़ाइलों को बार-बार अपलोड करना
• त्रुटियों के लिए प्रविष्टियों की दोबारा जाँच करना
• फ़ॉर्मेटिंग संबंधी समस्याओं को ठीक किया जा रहा है
• इन्हीं चरणों को बार-बार दोहराते हुए।

पहले से ही सीमित संसाधनों से जूझ रही मानव संसाधन टीमों के लिए, यह उत्पादकता पर बोझ बन गया। इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि इसने जोखिम को जन्म दिया। एक गलत सेल, एक पुरानी फाइल, एक छूटी हुई अपलोड और ब्रांड की निरंतरता बिगड़ गई।

जैसा कि एक हितधारक ने कहा: "हमें कुछ ऐसा चाहिए था जो लगातार काम करता रहे; न कि कोई ऐसी प्रक्रिया जिसे हर बार किसी के शामिल होने पर मानव संसाधन विभाग को फिर से बनाना पड़े।"

व्यवसाय को वास्तव में क्या चाहिए था (संकेत: एक नई प्रक्रिया)

आवश्यकता केवल "बड़े पैमाने पर उत्पादन" की नहीं थी। आवश्यकता निर्बाध नियंत्रण की थी। संगठन को एक ऐसी प्रणाली की आवश्यकता थी जो निम्न कार्य कर सके:

• निरंतर भर्ती प्रक्रिया के साथ-साथ इसे जारी रखें।
• बार-बार एक्सेल अपलोड करने की प्रक्रिया को पूरी तरह से समाप्त करें
• मैन्युअल श्रम और मानवीय त्रुटियों को कम करें
• मानव संसाधन विभाग को पारदर्शिता और अनुमोदन नियंत्रण प्रदान करें।
• डिफ़ॉल्ट रूप से ब्रांड तत्वों को लॉक करें
• परिचालन लागत बढ़ाए बिना विस्तार करें

संक्षेप में: स्वचालन, लेकिन उद्यम-स्तरीय।

बदलाव: फाइलों से फॉर्मों की ओर

कंपनी की भर्ती प्रक्रिया धीमी, त्रुटिपूर्ण और बार-बार एक्सेल फाइल अपलोड करने पर निर्भर थी, जिससे भर्ती प्रक्रिया में तेजी आने पर बाधाएं उत्पन्न हो रही थीं। QRCodeChimp प्रस्तावित ए फॉर्म-आधारित स्वचालन कार्यप्रवाह यह विशेष रूप से आईटी/आईटीईएस संगठनों में उच्च आवृत्ति वाले ऑनबोर्डिंग के लिए डिज़ाइन किया गया है। प्रत्येक नए कर्मचारी को एक साथ काम करने की बजाय, प्रक्रिया को सुगम बनाया गया है और इसे सीधे ऑनबोर्डिंग में ही शामिल किया गया है।

आइए जानते हैं कि यह सब कैसे हुआ।

1️⃣ एक ही कार्ड डिज़ाइन। ब्रांड में कोई बदलाव नहीं।

टीम ने पहले से ही एक मानकीकृत डिजिटल बिजनेस कार्ड टेम्पलेट तैयार किया। उन्होंने लोगो, लेआउट, रंग और कंपनी के विवरण को ठीक कर दिया या छिपा दिया ताकि कोई भी गलती से (या रचनात्मक रूप से) उन्हें बदल न सके। 

डिजाइन अपरिवर्तित रहा। ब्रांड बरकरार रहा। 

2️⃣ कर्मचारी केवल वही जानकारी दर्ज करते हैं जो उन्हें दर्ज करनी चाहिए।

भर्ती प्रक्रिया के दौरान, प्रत्येक नए कर्मचारी ने नाम, पद, विभाग और संपर्क विवरण के साथ एक सरल फॉर्म भरा। बस इतना ही।

लोगो, फॉर्मेटिंग विकल्पों या ब्रांड जोखिम तक कोई पहुंच नहीं थी। अनुपालन को सिस्टम में ही अंतर्निहित कर दिया गया था, इसे मैन्युअल रूप से लागू नहीं किया गया था।

3️⃣ मानव संसाधन नियामक बन गया, न कि क्रियान्वयनकर्ता।

प्रत्येक आवेदन त्वरित समीक्षा के लिए मानव संसाधन विभाग को भेजा गया। स्वीकृति दें या अस्वीकार करेंबस एक क्लिक, और काम बिना किसी स्प्रेडशीट, अपलोड या अतिरिक्त मेहनत के पूरा हो गया।

4️⃣ स्वचालन ने कार्यभार संभाल लिया

एक बार मंजूरी मिलने के बाद, डिजिटल बिजनेस कार्ड स्वचालित रूप से बन जाते थे और तुरंत आवंटित कर दिए जाते थे। कर्मचारियों को उनके कार्ड ईमेल सिग्नेचर, लिंक्डइन और क्यूआर कोड शेयरिंग के लिए तैयार मिलते थे, अक्सर उसी दिन जिस दिन वे ज्वाइन करते थे।

इसका प्रभाव: चुपचाप परिवर्तनकारी

परिणाम दिखावटी तो नहीं थे, लेकिन परिचालन की दृष्टि से सार्थक थे; ठीक वही जो कंपनी को चाहिए था। फॉर्म-आधारित स्वचालन कार्यप्रवाह को लागू करने के कुछ ही हफ्तों के भीतर, संगठन ने मानव संसाधन और ऑनबोर्डिंग टीमों में स्पष्ट लाभ देखा।

समय और मेहनत की बचत हुई

• मानव संसाधन प्रयासों में 70-80% की कमी डिजिटल बिजनेस कार्ड निर्माण से संबंधित
  (मैन्युअल अपलोड और सुधारों की जगह सरल समीक्षा और अनुमोदन प्रणाली लागू की गई)
• प्रत्येक कर्मचारी के ऑनबोर्डिंग पर लगभग 15-20 मिनट की बचत होती है।पहले यह पैसा स्प्रेडशीट अपडेट, अपलोड और सत्यापन पर खर्च किया जाता था।
• भर्ती प्रक्रिया के प्रत्येक चक्र में कई घंटे की बचत होती है। टीमों के लिए जो बैचों में या विभिन्न विभागों में शामिल हो रही हैं

प्रक्रिया दक्षता

• एक्सेल आधारित वर्कफ़्लो को 100% हटाना चल रहे ऑनबोर्डिंग के लिए
• शून्य पुनर्कार्य चक्र गलत डेटा, फॉर्मेटिंग संबंधी समस्याओं या ब्रांड विचलन के कारण
• उसी दिन डिजिटल बिजनेस कार्ड की उपलब्धता अधिकांश मामलों में नए कर्मचारियों के लिए

मानव संसाधन एवं शासन में सुधार

• कर्मचारियों द्वारा स्वयं जमा करने और स्वचालित निर्माण के कारण डेटा प्रविष्टि त्रुटियों की संभावना लगभग शून्य है।
• ब्रांड के अनुरूपता बनाए रखना जारी किए गए कार्डों का 100%
• मानव संसाधन विभाग की भूमिका क्रियान्वयन के बजाय केवल अनुमोदन तक सीमित हो गई।

जैसा कि एक मानव संसाधन हितधारक ने उल्लेख किया, “सबसे बड़ी जीत सिर्फ गति नहीं थी। बल्कि नियंत्रण खोए बिना दोहराव वाले काम को खत्म करना था।”

मानव संसाधन टीमों ने दोहराव वाले कामों से हटकर केवल आवेदनों की समीक्षा करना शुरू कर दिया। कर्मचारी आत्मनिर्भर हो गए। और भर्ती प्रक्रिया जारी रहने के साथ-साथ सिस्टम आसानी से बढ़ता चला गया। ग्राहक ने परिणाम का सारांश इस प्रकार दिया:

"जिस काम में पहले बार-बार अपलोड करना और मैन्युअल जांच करनी पड़ती थी, वह अब केवल समीक्षा और अनुमोदन से हो जाता है।"

यह क्यों काम किया?

फॉर्म-आधारित स्वचालन वर्कफ़्लो को लागू करना एक और टूल जोड़ने के बारे में नहीं था। यह वर्कफ़्लो को फिर से डिज़ाइन करने के बारे में था। फॉर्म-आधारित डेटा संग्रह, अंतर्निर्मित अनुमोदन नियंत्रण, स्वचालित कार्ड निर्माण और लॉक्ड ब्रांड गवर्नेंस को मिलाकर, QRCodeChimp डिजिटल बिजनेस कार्ड को मानव संसाधन के झंझट से बदलकर एक पृष्ठभूमि प्रक्रिया में बदल दिया गया है - जो विश्वसनीय, विस्तार योग्य और सबसे अच्छे तरीके से अदृश्य है।

मुख्य निष्कर्ष

आईटी/आईटीईएस कंपनियां जैसे-जैसे ऑनबोर्डिंग को आधुनिक बना रही हैं, छोटी-छोटी बातें भी मायने रखती हैं। डिजिटल बिजनेस कार्ड सिर्फ संपर्क विवरण नहीं होते। वे किसी कर्मचारी की पहली छाप, आंतरिक पहचान और बाहरी उपस्थिति का हिस्सा होते हैं। इन्हें स्वचालित करना सिर्फ गति के बारे में नहीं है। यह निरंतरता, नियंत्रण और टीमों को उच्च-मूल्य वाले कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए मुक्त करने के बारे में है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न